ניהול מרחוק (עם נטפליקס ובמבה)

בימים האחרונים אנחנו מוצפים במדריכים וטיפים רבים לעבודה מרחוק. זהו צורך אמיתי במציאות בה תוך זמן קצר ביותר עברנו למצב בו רוב העובדים פועלים מביתם. אנחנו גם מתחילים להבין שעבודה באופן מלא מרחוק שונה מבודדים העובדים מרחוק, ו״חמשת הטיפים לניהול אנשים מרחוק״ לא תמיד עובדים כשכל החברה עובדת מהבית.

ארבעה מאפיינים ייחודיים של המצב הנוכחי

1. כל או רוב העובדים בבית בניגוד ל״מיעוט שצריך להשקיע בו תשומת לב״. 

2. במשבר הקורונה העבודה מן הבית נכפתה על  העובדים וזאת בניגוד לאנשים שבחרו לעבוד מרחוק, ולרובם ניסיון תואם.

3. חלק גדול מן האנשים חווים חרדה ברמה זו או אחרת.

4. ולבסוף- רובנו עם הילדים בבית…

המאפיינים האלה מצריכים פתרונות מותאמים יותר לעבודה מרחוק. דיברתי עם עשרות מנהלים ואנשי משאבי אנוש בשבוע האחרון. מדובר בסיטואציה מורכבת יותר, ועלינו ללמוד ולשפר את המיומנות תוך כדי תנועה.

כל זה זמני, לא? 

התשובה היא שאנחנו לא יודעים, אך עלינו לאמץ מיינדסט של כניסה לתקופה ממושכת. משום שאם נכוון להתאמה זמנית בלבד, אנשים עלולים להקל ראש מפני שכל המצב מעורר חרדה רבה גם ככה. הם לא ישקיעו את אותו המאמץ באימוץ התנהלות חדשה ושגרות עבודה חדשות. ההבנה שיש פה שינוי אמיתי שכולנו צריכים להתאמץ להסתגל אליו, תיצור יותר מוטיבציה ונכונות למאמץ הנדרש להסתגלות. לקריאה נוספת על הובלת אנשים בימים של קורונה

דרוש זמן להסתגלות

הסיטואציה הנוכחית תופסת את כולנו לא מוכנים. בחברות רבות אמנם רגילים לכלים דיגיטליים כמו סקייפ או זום אך כאמור, אנחנו בטריטוריה חדשה. עבור עובדים רבים תידרש תקופת הסתגלות- איך לארגן את לוח הזמנים בבית, עם הילדים, עם בן הזוג, זמן לעבודה עצמית וזמן לפגישות. מכאן שיש צורך בגמישות וסבלנות מצד המנהלים. אין זה פשוט בכלל מכיוון שקיים גם צורך בקביעת מועדים לפגישות צוות, פגישות טכניות וכדומה. עם הזמן יווצר לוח זמנים ארגוני, אך בשלבים המוקדמים זמן להתסגלות הוא חיוני.

כל אחד מהעובדים שלך בסיטואציה מעט שונה

חלק מן האנשים מתגוררים לבד, חלק עם בן זוג וחלק עם ילדים, לעיתים יש ספייס גדול בבית ולפעמים צפוף. כל אלה ישפיעו על אופן העבודה והתקשורת עם חברים לצוות בשבועות הקרובים. עבור חלק מהם האתגר יהיה חלוקת זמן עם בן הזוג בשמירה על הילדים, אחרים יתמודדו עם רעש בבית, ואילו אחרים דווקא יתמודדו עם בדידות וחוסר בחבריהם הטובים בחדר. חשוב לכן להקדיש את הזמן בבירור התנאים הייחודיים של כל עובד בצוות שלך, וכמובן להתחשב בכך: עובד בודד יהיה כנראה זקוק לזמן יקר עם המנהל, וגם יהנה ממשימות הדורשות שיתוף פעולה עם אחרים. עובדים עם ילדים ובן זוג עסוק במיוחד עשויים להנות יותר ממשימות אישיות אשר פחות דורשות אינטראקציות צפופות. 

בניהול מרחוק חייבת להיות בהירות גבוהה

חשוב להיות ברורים לגבי איך כל זה הולך לעבוד- מי צריך / יכול לעבוד מהבית, מתי מתקיימות פגישות, פנים אל פנים, בוידאו, עם מי אתה מתייעץ כשיש לך בעייה, איך מתבצעת אסקלציה. כמובן שיש להגדיר רוטינות ניהוליות: פגישות אישיות, פגישות צוות, חברה. ארחיב על כל אחת מהן בהמשך, אך חשוב להבין כי ״השגרות הארגוניות״ מגבירות ודאות מעצם קיומן בתוך חוויה כוללת של אי ודאות חריגה.

הגדירו מחדש ובאופן מדוייק את התפקיד של כל עובד בצורת העבודה החדשה והסבירו איך העבודה עומדת להתבצע: למשל כיצד מתנהל ספרינט באופן וירטואלי, משלב הפלנינג ועד רטרוספקטיב, מי עושה מה ובאיזה אופן. 

חשוב מאוד גם להקפיד על העברה של משימות בהירות. אני שמח להפנות אתכם למודל ה- mission scoping המצויין ששיתף דוד ברקוביץ- חמישה מרכיבים חיוניים בתוך הגדרת המשימה: ״למה״- הסיבה בגללה המשימה יוצאת לדרך, התוצאה הרצוייה, לוחות זמנים, משאבים וסיכונים.

הנחו את העובדים לעשות שימוש בוידאו, או אפילו בטלפון, ככל האפשר. אם מתפתח חוסר הבנה או חוסר הסכמה- במשרד ניתן להיפגש ו״לנקות״ את אי ההבנה. בעבודה מרחוק זה קשה יותר ושיחה בה אתם רואים אחד את השני עשויה למנוע אי הבנות. 

חששות שאני בעיקר שומע ממנהלים כרגע

איך אדע שהעובד שלי באמת עובד? בניהול מרחוק המפתח הוא ״לשחרר״, לספק אוטונומיה לעובד. האוטונומיה היא הכרחית- אתם חייבים לסמוך על האנשים שלכם שינהלו את הזמן באופן מותאם למה שקורה בבית. בנוסף, יש ליצור ולשמור על שגרות הניהול או "נקודות מפגש וירטואליות״ אשר יספקו visibility. בשבוע או השבועיים הראשונים כדאי לערוך פגישת סטטוס קצרה (״דיילי״ * 2, כפי שזה נקרא בסקראם) עם כל הצוות, בתחילתו ובסופו של כל יום.

שמשהו ״יפול בין הכסאות״? שבשל הבידוד והריחוק עובדים ייטו להתמקד במשימות שלהם, פחות יסייעו לאחרים, ופחות יטפלו במשימות משותפות שכך עלולות להישאר ללא מענה. 

שני מפתחות לעבודה צוותית אפקטיבית מרחוק

המפתח הראשון הוא מתן של תמונה רחבה- מהו היעד הרחב של הצוות ואיך את או אתה מתממשקים עם עבודה של חברים בצוות. הבנת התמונה הרחבה תגביר את רמת השותפות והערבות הדדית, מפני שאבין מדוע קולגה שלי מבקש ממני משהו, ואיך הסיוע מאפשר את עמידת הצוות במשימה המשותפת.

המפתח השני הוא השקעה בחיבור של העובד למנהל ולצוות. החיבור יתן מענה לבדידות שעלולה להיווצר, לצורך החברתי, ומכאן יחזיר את חוויית הצוות, הלכידות והערבות ההדדית. את החיבור אפשר לקדם דרך משימות משותפות, דרך שיח וההתייעצות בפגישות צוות וגם דרך פעילות חברתית וירטואלית.

מתחיל להסתמן אתגר נוסף: גם אם נניח ירידה של 20%-30% בפרודקטיביות במקרים שהילדים בבית, איך אפשר לסנכרן את כל הצוות על אותן שעות? מכיוון שיש Dependencies (אני מחכה לה, היא מחכה לו…), לוחות הזמנים עלולים להיפגע (״זה קצת כמו לעבוד עם ארה״ב, אין רצף של עבודה״, כפי שאמרה לי מנהלת צוות פיתוח) בחלק מן המקרים גם אין שקיפות לגבי מתי כל אחד עובד, מכיוון שכולם עדיין בהתארגנות ומתקשים להתחייב. ממה שאני מתרשם לפי שעה, הגישה היא בד״כ לאפשר גמישות לכל צוות לייצר לעצמו לוח זמנים, כך שצוות מסויים עשוי להחליט על ״עוצר פגישות״ בין שתיים לארבע (עבודה עצמית, זמן משפחתי, וכד׳) ואילו צוות אחר ישמור על גמישות מלאה.

המדריך הקצר והמעשי לפגישות אחד על אחד מרחוק

• קודם כל הגיעו בזמן, עם נוכחות ותשומת לב. זהו זמן יקר עבור העובד, הנמצא לבד, לפחות ללא הצוות שלו. חשוב מאוד שלא תאכזבו אותו. וכמובן- לא להחמיץ את הפגישות (אשר צריכות להיות קבועות ביומן)! קחו בחשבון שיש הבדלים בין העובדים שלכם מבחינת הצורך בתדירות הפגישות- האם יש להם מישהו אחר להתייעץ איתו, למשל. בניהול מרחוק חסרים הניואנסים שאתה רואה בפנים אל פנים, ולכן חשוב באמת להקשיב לצרכים הייחודיים של כל אחד.

• הקפידו על פגישות תכופות עם העובדים שלכם. התחילו עם התעניינות בעובד, במשפחה. שאלו על שיתוף הפעולה עם העובדים האחרים בצוות. בדקו האם יש לעובד דאגות מיוחדות בשל מחלת הקורונה. יש לכך חשיבות רבה במיוחד כשהעובד רחוק ממך וכשהוא בביתו. ספרו על עצמכם בכדי לייצר פתיחות. במקרים רבים יגיד העובד ש״הכול בסדר״, כדי לא להעמיס עליכם, כדי לא לסכן את משרתו או מתוך ביישנות. בקונטקסט הנוכחי חשוב להתעקש- אתם שואלים כי ״זו תקופה מאתגרת לכולם, וחשוב לי מאוד לדעת מה שלומך ואיך אני יכול לעזור לך להרגיש טוב יותר״

• בואו מוכנים עם נקודות לשיחה אך תנו לעובד לפתוח עם מה שחשוב לו. זה תמיד נכון, בוודאי מרחוק. בדקו עם העובד האם יש לו שאלות כלשהן אליכם. דוגמאות לשאלות אשר יכולות לעזור לעובד להיפתח ולשתף: מה עבד לך טוב השבוע? איפה אנחנו יכולים להשתפר? מה עוד אנחנו יכולים לעשות כדי להיות מדוייקים / לנוע מהר יותר? מהם שלושת הדברים הכי חשובים שאתה עובד עליהם כרגע?

• בדקו שיש לעובד את כל מה שצריך מבחינת ציוד טכנולוגי, מקום לשבת, אוכל. התעניינו איך העובד מסתדר עם עבודה מרחוק, ושתפו בהתמודדות שלכם- להראות שהוא אינו לבד עם הקושי.

• תנו לעובד להוביל את השיחה על המשימות שהוא אחראי עליהן: התקדמות, קשיים, מכשולים שיש להסיר, עזרו, ספקו פרספקטיבה וסדרי עדיפויות בהתאם לצורך. מילה טובה תמיד מייצרת אנרגיה, בוודאי כשאני חווה חרדה. משוב חיובי אפקטיבי במיוחד כאשר אתם מראים לעובד איך ההישג שלו תורם ללקוח או לתחרותיות של המוצר- כך אתם מתבלים את הפרגון במשמעות, שגם היא נוגדת חרדה חשובה.

• קחו בחשבון- הרבה יותר קשה לשים לב לניואנסים ולכן דיווח, על צפי עמידה ביעד למשל, חשוב שיהיה חד ובהיר. על המנהל להיות ברור בעצמו ולהבהיר את זה באופן מפורש.

• בסיום הדגישו שוב את ההערכה שלכם למאמץ ולהישגים של העובד, וחזרו על ההזמנה לספק עזרה.

• לא לשכוח- Camera is always on!

המדריך הקצר והמעשי לפגישה שבועית עם הצוות

• מכיוון שפגישות הן בוידאו על המנהלים לערוך הכנה יסודית לפני ישיבת הצוות: לשלוח את מטרות הישיבה, להבהיר מה רוצים להשיג בישיבה ולהוסיף חומרים. סיכום הוא חיוני שכן אנשים עם משפחה עלולים להחמיץ את הפגישה, או אפילו יותר טוב- הקליטו את הפגישה.

• פתחו בכמה דקות לא פורמאליות- שיתוף של חוויות מעבודה מהבית, עם ילדים וכדומה. הביעו התעניינות כנה.

• ספקו עדכונים מרמת החברה ורמת הצוות כדי להגדיל תחושת ודאות וכדי לספק את ״התמונה הגדולה״: סקרו את מצב הפרויקטים המרכזיים ועדכונים בלוחות הזמנים.

• על המסרים בפגישה להיות הרבה יותר קצרים ומדוייקים. זהו תנאי הכרחי לקיום דיון אפקטיבי במדיום הזה. הדוגמה האישית שלכם בנושא זה היא חיונית.

• צרו אווירה נוחה ועודדו אנשים לשאול שאלות ולהביע את דעתם. חשוב שכל העובדים בצוות יבואו לידי ביטוי בכל פגישה.

• חשוב לייצר חוויה של הצלחה. לכן הדגישו היכן התבצעה התקדמות, ציינו הצלחה אישית והצלחה קבוצתית, פרגנו עם לב רחב. זהו צו השעה. עודדו עזרה הדדית ושיתוף פעולה.

• לא לשכוח כולם עם Camera is always on! וגם לא לשכוח ימי הולדת!

בהצלחה!