על שיחות משוב בימי קורונה

בשיחות עם אנשי משאבי אנוש בשבועות האחרונים עולה במקרים רבים השאלה האם זה הזמן המתאים לשיחות משוב, כשאנחנו עדיין בתוך משבר הקורונה.

.

באופן עקרוני משוב חשוב שיינתן באופן שוטף, קרוב לאירוע ושיהיה חלק מן התרבות ומן היומיום הארגוני. יחד עם זאת, בהחלט יש ערך לשיחות משוב, אחת לכמה חודשים, בהן יש לעובד ולמנהל הזדמנות לקבל פרספקטיבה רחבה יותר על ההתקדמות ויחסי העבודה ביניהם.

.

לדעתי נכון לקיים שיחות בעת הזאת ויש לכך כמה סיבות:

ראשית מהלך כזה מחזק את הביטחון של העובדים ביציבות ובבריאות של החברה, ויש בו כדי לשקף את המחויבות של החברה לאנשים שלה.

בנוסף, זהו עיתוי חשוב להתבוננות ולהוקרה על ההתמודדות, ההשקעה וההצלחות בתקופה המאתגרת הזאת.

עבודה מרחוק כרוכה גם בהתרחקות בין העובד והמנהל, ולכן זוהי הזדמנות לחיזוק הקשר ותיאום הציפיות.

.

שאלה שכיחה שעולה- האם הפגישה צריכה להיות פיזית?

בארגונים אשר משלבים עבודה מן המשרד והבית הייתי ממליץ על פגישות פיזיות שהינן אישיות יותר ומחזקות את הקשר. בארגונים אשר באופן גורף עובדים מרחוק, פגישת המשוב נכון שתתקיים גם היא מרחוק.

.

האם יש לערוך שינויים בתהליך לאור מצב הקורונה?

זה כנראה לא הזמן הנכון לשינויים גדולים בתהליך שיחות המשוב, אך דרושות מספר התאמות או ״פיצ׳רים״ ספציפיים שכדאי להוסיף.

חשוב כמובן להתייחס למיומנויות של עבודה מרחוק- ניהול זמן שהוא יותר מורכב בבית, מיומנויות תקשורת.

תחושת המשמעות נשחקת בתקופה הזאת, ולכן חשוב לפתוח את התהליך עם מסר (בלייב או מצולם) מהמנכ״ל אשר מזכיר את חזון החברה, את ההתמודדות בתקופה האחרונה, ההישגים והפוקוס קדימה. וכמובן במשוב עצמו לחבר הישגים של העובדים להצלחת החברה..

.

באופן עקרוני תהליך שיחות משוב חשוב שיכיל ויקדם אתגרים שהם במרכז העשייה של הארגון. זה נכון תמיד.

אם לדוגמה חסר תיאום וסנכרון בין הקבוצות השונות, חשוב להשקיע בתהליך של דיאלוג ביניהן על קביעת היעדים והטמעה של כלי שישקף בזמן אמת את היעדים של כל העובדים.

דוגמה נוספת- אחד האתגרים של סטארטאפים בצמיחה מהירה הוא הצורך להתחיל בשיח עם עובדים על התפתחות אישית- הם כבר לא במעגל הראשון או השני של המקימים, ואתם חווים עזיבות ראשונות…. פוקוס מרכזי בתהליך המשוב טוב שינתן במקרה זה לדיאלוג על התפתחות אישית, כולל מתן כלים למנהלים להתמודד עם שיח כזה.

אתגר שכיח נוסף בתקופת הקורונה הוא שיתוף הפעולה בין צוותים. אם אתם שם כדאי לשקול ״פיצ׳ר״ של Peer feedback בין המנהלים..

.

.

מה לגבי מקרים בהם יש פערים משמעותיים בתפקוד?

זוהי נקודה מורכבת שכן דווקא העבודה מרחוק חושפת פערים ברמת הביצועים של העובדים. דווקא המדיום השטוח משקף את התרומה של העובד נטו. הנוכחות הפיזית במשרד, הקרבה האישית, מסתירות לעיתים תפקוד לקוי ובהעדרן פערים נחשפים, וקל יותר למנהלים לסמן אותם.

אני רואה בארגונים נטייה מובהקת לגישה פחות טולרנטית כלפי רמת הביצועים של העובדים בחודשים האחרונים.

.

בכדי לשמור על האיזון הנכון בין שמירה על מצויינות שהיא הכרחית להצלחה לבין שמירה על תרבות החברה שכוללת דאגה וכבוד לאנשיה, חשוב להקפיד על רמת הביצועים של העובדים, יחד עם שיקול דעת שלוקח בחשבון מקרים אישיים של עובדים אשר חווים מצוקה אשר כרוכה במשבר הקורונה.

.

ישנם מספר דגשים נוספים לשיפור ביצועים, כאשר הוא נעשה מרחוק: לפני שיחה כזאת חשוב לוודא איזה מסר הועבר עד עתה, מהי נקודת הפתיחה. זה תמיד נכון, אבל בעבודה מרחוק התקשורת משובשת יותר, ואתם רוצים להימנע מהפתעות.

בדקו את מצבו של העובד. אם למשל עובד נוטה לאחר לפגישות, להיות לא קשוב ולהטות את הנושא ללא רגישות, חשוב לבדוק את הקונטקסט- העומס שהוא חווה ומה שקורה בבית. ודאו שהמסר ברור כי בזום חסרים ניואנסים ושמרו על קשר קרוב עם העובד, אל תשאירו אותו לבד עם אתגר השיפור.

.

ולבסוף, הדברים משתנים בקצב מהיר. נכון לחודש אוגוסט האתגר הכי גדול הוא שחיקה, ומה שעובד טוב בהתמודדות עם שחיקה הם פרגון ואמפתיה. אז ספקו אותם במנות גדולות.

בהצלחה!